Inévitable ? Quand le designer devient chef de projet

Dans le chemin de « carrière » d’un designer, est-il forcément inévitable de devenir gestionnaire de projets et d’équipe ? Est-il possible et envisageable de conserver son statut de designer pur et dur ?

Créatif avec de nombreuses années d’expérience en agence, vous êtes fatigué. Vous arrivez à un seuil et vous ne vous reconnaissez plus. Rassurez-vous, vous n’êtes pas si pas seul à être dans ce cas. Souvent, à mesure que les designers sont promus ou que leur organisation se développe, ils sont confrontés à davantage de tâches de gestion. Être reconnu pour votre travail créatif est un honneur, mais la récompense typique se transforme en une pile de tâches qui ne sont pas celles auxquelles vous vous êtes préparé…

Des années durant, vous avez  minutieusement perfectionné vos compétences, développé vos talents créatifs dans divers domaines. Votre objectif n’est pas forcément de vous retrouver constamment au cœur de messages de suivis, sur Trello ou Google Sheet une grosse partie de la semaine. Pas cool non ? Surtout pas forcément optimal pour l’organisation dans laquelle vous travaillez.

La créativité nécessite une marge de manœuvre. Le créatif à un fonctionnement compliqué. Si vous êtes coincé dans des tâches à la périphérie du travail créatif plutôt que carrément dedans, votre temps en tant que designer n’est pas maximisé. Il n’y a rien de pire que d’essayer de se concentrer sur le temps de travail, pour se laisser entraîner par des messages sur Slack, qui en entraîne un autre, puis un autre…

Et si votre organisation a plutôt besoin d’un chef projet ? 

Photo par You X Ventures

Laissons les designers faire leur métier 

L’essence même d’un chef de projet est de faciliter la capacité de l’équipe à s’épanouir et à atteindre ses objectifs. Briller sur les projets, pour faire briller l’agence et surtout répondre aux problématiques clients. Plusieurs connaissances et amis travaillant en agence ou chez l’annonceur semblent toujours être dans un flux continu de créativité. Il leur reste même de l’énergie pour s’épanouir en dehors de ces longues heures de travail : créer des choses de leur main, travailler sur un side-project artistique… Je me demande constamment comme cela est possible.

Ce type de chose est possible avec une très bonne gestion d’équipe. Uniquement si le créatif fait partie d’un team qui planifie les choses, qui gère vraiment les aspects organisationnels et donne une vraie importance au temps de travail ENSEMBLE.

Photo par Daniel Korpai

Apprenez-vous à vous gérer vous-même

Un chef de projet a le potentiel de rationaliser votre façon de travailler et de préserver votre temps de création. Pour y parvenir, il doit comprendre les contraintes liées au fonctionnement créatif. Au sein d’une agence, il doit apprécier et comprendre les détails de votre processus de design afin de garder les choses organisées.

Ceci dit, il ne doit pas devenir un garde fou absolu en préservant le créatif du monde extérieur. En agence ou non, la démarche créative est aussi encadrée par une limite de temps liée à un budget et une organisation d’équipe. Surprotéger le créatif risque de le déconnecter des enjeux clients et business liés aux projets. Trouver le juste équilibre demande un travail rapproché entre le créatif et le chef de projet. Il est plus que jamais nécessaire d’impliquer le designer à des moments clés : briefing, réunions de rendu…

En tant que créatif, n’adoptez pas une posture du moindre effort. Anticipez les questions que peut avoir un chef de projet. Soyez proactifs, en listant les points de blocage pour optimiser votre temps. 

D’après moi, la meilleure pratique pour toute agence créative est d’avoir une personne désignée responsable de chaque projet pendant toute sa durée. Dans les petites équipes, cette responsabilité peut incomber à un membre de l’équipe de création par pure nécessité. Idéalement, la gestion de projet est effectuée par des experts qui se concentrent presque exclusivement sur cette tâche.

Photo par Izhak Agency

Dans les grandes lignes, voici quelques-unes de leurs missions :

  • Lors du lancement d’un projet : rassembler les acteurs clés, définir la portée et clarifier les objectifs
  • Développer des plans de projet, avec toutes les tâches des composants et comment ils s’articulent
  • Attribuer des tâches aux personnes nécessaires et communiquer avec elles sur ce qui arrive, pour ne pas être pris par surprise
  • Surveiller les charges de travail et protéger le temps de travail créatif de manière ciblée
  • Assurer la liaison entre les équipes et assurer le bon déroulement des transferts vers le client
  • Tenir les parties prenantes informées du projet et générer des points organisés si elles essaient d’interagir directement sur les créations
  • Tenir des réunions d’étape au fur et à mesure de l’avancement du projet afin que chacun puisse se connecter et rester sur la bonne voie
  • Gérer où va le budget et comment le projet s’empile par rapport au budget prévu
  • Agir en tant que facilitateur pour résoudre les désaccords et prendre des décisions délicates au sein de l’équipe avant qu’ils ne s’enlisent
  • Réaliser les objectifs du projet et gérer la livraison à la bonne partie prenante. Pour une agence, il peut s’agir de donner des documents à un responsable de compte à présenter au client ou de remettre directement des rendus à un client.
  • Une fois le projet terminé, débriefez ! Tirez des leçons sur ce que l’équipe a appris et assurez-vous qu’elle prend le temps de célébrer son succès !

Designer, et si vous n’utilisiez pas les outils de gestion de projet ?

Comme vous l’avez vu, il faut beaucoup de temps et d’efforts pour suivre les projets au fur et à mesure qu’ils se déroulent. Travailler à l’avance pour planifier de manière exhaustive les projets et résoudre les problèmes avant qu’ils ne surviennent est extrêmement difficile pour un designer occupé à jongler avec divers livrables. Vous l’avez compris, gérer plusieurs projets est un poste à plein temps.

Un des solutions serait d’arrêter d’essayer d’être à la fois designer et chef de projet. Mais est si facile en pratique ?

Sur le papier, c’est plutôt simple : il suffit de recruter une / une bonne chef de projet. Ce nouveau rôle serait probablement intégré à votre équipe et serait très impliqué dans votre travail quotidien en absorbant les tâches organisationnelles chronophages. Un chef de projet est un élément essentiel de votre équipe.

Lorsque vous présentez l’idée d’embaucher un chef de projet, concentrez-vous sur sa rentabilisation. N’oubliez pas que faire appel à cette personne ne consiste pas seulement à libérer votre temps pour des tâches créatives, mais aussi à améliorer le fonctionnement de l’entreprise dans son ensemble. Votre équipe sera plus performante si son temps est bien géré. Les clients seront d’autant plus satisfaits lorsque les livrables arriveront à temps. Les budgets seront gérés correctement.

Communiquez avec votre chef de projet pour limiter son stress

Si un chef de projet au sein de votre équipe est censé maximiser votre potentiel créatif, n’oubliez pas qu’il ne pourra le faire uniquement si vous lui rendez la pareille. Encore une fois, une des clés se trouve dans la communication.

Photo par You X Ventures

Votre chef de projet ne doit pas se demander où vous en êtes sur une tâche à un moment donné. Si vos tâches progressent et que vous avancez sans soucis, laisser le chef de projet hors de la boucle crée une panique inutile. Si vous êtes en retard, vous pouvez contourner la panique en communiquant de manière proactive.

Une bonne pratique de communication nécessite l’envoi d’un message peu avant à la fin de chaque journée. Envoyez simplement un e-mail répertoriant ce que vous avez fait (avec des liens vers les vos projets en « Work in Progress », si vous en avez), ce que vous prévoyez de faire demain et ce sur quoi vous êtes bloqué. Si vous êtes sur dans un planning très serré, cet email de mise à jour devra plutôt intervenir à midi.

Cette mise à jour quotidienne devrait prendre cinq minutes à la fin de chaque journée et vous fera économiser d’innombrables heures de réunions, d’e-mails et de messages Slack. La communication quotidienne permet à votre chef de projet de savoir que vous connaissez la date limite et de faire de votre mieux pour la respecter. Cela leur permet de prévenir le client et d’épargner son anxiété. Cela permet également à votre chef de projet de vous rediriger avant de commencer la journée, si nécessaire, plutôt que d’interrompre votre concentration à mi-parcours.

Qu’en pensez-vous ? Comment les choses fonctionnent-elles dans votre organisation ?

Pour faire de vous un meilleur designer, continuez la lecture avec l’article « Designers, vous travaillez dur ? Tout le monde s’en fout ! »

Inspiré par les très bons articles d’Invision et Tobias Van Schneider

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